[分享]搬家小知識-大型辦公室搬遷前注意事項

由 Wei-Che Hsu 周日 9月 27, 2015 11:19 pm

大型辦公室搬遷前注意事項

五日前與大樓管理單位作溝通，確定可使用之電梯數量及備用電梯使用之申請，以防電梯故障時造成作業延誤。

一般辦公室的文件是非常多的，所以務必於搬遷前二至五日做減量之工作。超過保存期限或是不具保存價值的資料，可趁搬遷時儘可能處理掉。如此不僅可減少紙箱用量，亦可做好文件之管理工作。（可強制規定物品裝箱數量，減低紙箱用量，提高效率化。）辦公室的東西比家中物品多很多，尤其是報表、文件等資料，為避免搬遷時有所遺漏，應於事前作好完整規劃。

公司與住家遷移是不同的，不論在規劃作業、整理裝箱、定位或是搬遷動線，都是有相當大差異性。如果公司規模較大，整個搬運過程可能需數百車，而規模較小者則也要幾十車，所以事前規劃的完整性，實在是不容忽視。
　　
許多大型辦公室大多著重裝潢，故裝潢進度能否適時完成，對搬遷有重大的影響，過去常有碰到裝潢作業無法按進度完成，以致延誤搬遷日期，甚至在搬遷當日還在趕工裝潢的情況，也時有所聞；如此不僅造成搬遷作業效率差，進而增加搬遷費用或引起雙方不悅，所以監督裝潢工程能在搬遷前完成，乃辦公室搬遷之第一要務！至於其他應注意事項，以下為您做了小小的整理，供您參考：

‧ 企業應於搬遷二星期前，及早擬定搬遷作業之任務編組，並作事前的討論。　
‧ 負責搬遷的規劃人員應於十日前，將辦公室配置圖預先做好定位區的規劃，每個單位之資料櫃、辦公桌椅、紙箱…等物品，必須貼上色卡，並於色卡上註明定位區域、姓名及編號，以便能適時、完整無誤地做好定位作業及清點工作。
‧ 包裝材料應及早詢價、採購，以備不足時能有所因應。
‧ 最好於前十日主動聯絡電信單位，確定話機通話日期，以免遷入後發生無法使用之情形，而影響公司正常運作。
‧ 確定水電是否均已通水、通電。
‧ 於一星期前，安排好搬遷單位物品之搬遷次序及搬運線。
‧ 餐飲採購點應於事先蒐集，以免遷入新大樓後，因為環境不熟悉而耽誤用餐。
‧ 於前一日，務必將辦公桌、資料櫃之抽屜上鎖。若無法上鎖則必須用膠帶固定，使之不會滑動，以保運送途中之安全。

另外，辦公桌玻璃下的私人相片及資料應事前取出裝箱，以免遺失。
‧ 個人電腦於搬遷前一日，需將線路先行拆除且捆綁，然後用搬家公司提供的大氣泡布將主機及螢幕包裝。之後再與事前捆綁好的線路及鍵盤，按紙箱之類別裝箱，可保運送之安全。
‧ OA隔板需於搬遷作業前一日拆裝完成，以免影響作業當天物品定位之作業。
‧ 最後再就所有搬遷作業之相關細節，重新再檢視一遍，以免有所疏漏。大型辦公室搬遷，所牽涉到的人、事、物相當廣泛，絕非一人所能完成，故必須及早做詳盡的規劃，否則往往會因為了一件芝麻小事而延誤了整個工事的進行，且從這整個搬運過程中，亦可觀察整個公司之團隊運作是否能融入一體，如此就能看出該公司之文化，這將不失為檢討該公司的一個好時機。

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